Умное управление своим временем.

Когда вы пишите план работы на день, планирование должно быть обязательно выполнено в письменной форме.

Этот вопрос - решающий для успешного управления временем. На него обязательно нужно ответить перед тем, как планировать своё время. Иначе может получиться, что оно не принесет никакой реальной пользы, и управление временем превратится просто в самоцель. Тогда планирование времени обернется просто пропавшим временем. С помощью систематического планирования времени Вы можете выиграть очень много времени - времени, за которое можно сделать массу полезных и важных вещей. Какие именно дела - решите Вы сами. Кроме того, с помощью планирования времени Вам будет легче сконцентрироваться на делах. Таким образом, задачи будут выполняться более эффективно. Проблемы и препятствия можно будет прогнозировать, так что отклонения можно будет корректировать уже с меньшими убытками.

С помощью таймменеджмента Вы будете использовать время, появившееся в Вашем распоряжении, более рационально. Неприятные сюрпризы будут происходить реже, а график работы станет более уравновешенным. Время - благо, доступное всем в равной мере, ведь на каждого человеке приходится ровно 1440 минут в сутки. Это еще и очень ценное благо, ведь никто не может вернуть уже ушедшую минуту. Используемое время важно держать под контролем и управлять. А ведь это не так просто! В таком ритме скоротечной жизни всегда важно уметь отделять важные дела от менее важных. Кроме того, есть огромное количество событий, на возникновение которых никак нельзя повлиять, например, мерзкая погода, раздражающие пробки на дорогах, задержки в прибытии самолетов и поездов. Отсюда так важно максимально оптимизировать свой режим дня и позаботиться о вещах, на которые все же можно повлиять. Ведь, в конце концов, это Ваше личное время, и Вы сами ответственны за то, чтобы оно не исчезало сквозь пальцы.

Рекомендации по составлению рабочего графика.

Знание о том, как может быть использовано время, может быть полезным для эффективного планирования времени. Поэтому целесообразно подготавливать протокол рабочего времени, например, на неделю. В нем отмечается, что и когда делается и сколько времени это занимает. Так можно распознать “пожирателей времени” и избавиться от них.

Если Вы много времени проводите за компьютером, Вы также можете вести протокол времени в Visual TimeAnalyzer. Так Вы сэкономите время и получите графическое изображение своей работы. С помощью этой программы можно даже регистрировать время для определенных задач, так что она может быть использована для расчета целей.

Это, конечно, не значит, что нужно планировать каждую минуту с секундомером в руке. Это скорее значит, что нужно с самого начала продумать ситуацию и её цель, а затем отводить на нее определённое время. Не больше, но и не меньше, чем нужно! Для того, чтобы было оставалось время для непредвиденных задач, в хорошем графике работы учитывается только 60% времени. Таким образом, план работы остается достаточно гибким.

Планирование времени.

С самого начала необходимо понять следующее: для планирования времени тоже нужно время. Многие не считают, что для качественного планирования времени оно нужно. Но это очень недальновидно. Ведь в конце концов затраты труда сокращаются при использовании планирования времени. В то же время, очень часто качество выполнения заданий также улучшается.

Начинайте каждый рабочий день с планирования текущей работы. Помощью мозгового штурма Вы сможете выделить задачи, которые Вам нужно будет решить именно сегодня. Выделите приоритетные задачи и определите порядок их выполнения. И не забывайте об известной поговорке: “время - деньги!”. Оцените, например, ожидаемые результаты и издержки, которые Вам предстоят. Ваши приоритеты еще актуальны?

Когда Вы пишете план работы на день, планирование должно быть обязательно выполнено в письменной форме. Формулируйте задачи так, чтобы они были ориентированы на результат (например, вместо “написать отчет” в Вашем плане должно стоять “отчет написан”). Письменный план - Ваш навигационный и контроллинговый инструмент на текущий день. Когда задача решена, Вы сможете нарисовать напротив ее названия жирную галочку. Вы увидите, как это мотивирует.

Вы постоянно сможете наблюдать, как в течение дня достигаются цели, которые Вы себе поставили. Кроме того, используя планирование в письменной форме, Вы не рискуете забыть о выполнении важной задачи.

Вполне может быть, что Вы сможете выполнить не все поставленные задачи в течение дня. В таком случае важно переносить такие задачи в план следующего дня. Так Вы научитесь лучше ценить свою производительность. А планирование будет становиться все более важной поддержкой для Вашей производительности.

Что важно учитывать:

• Не давайте себе мешать!

Когда Вы заняты выполнением важного задания, постарайтесь избавиться от препятствующих факторов. Отключите телефон, прикройте двери и закончите E-mail - переписку. Так Вы сможете лучше сконцентрироваться на задаче. Если Вас будут отвлекать, это может привести к так называемому эффекту пилы, то есть, если вы временно прекращаете работать над заданием, Вам понадобиться дополнительная энергия, чтобы вернуться к задаче.

• Телефон.

С вами тоже такое бывает? Когда Вы кому-то звоните, его ” как раз нет в офисе”, “он куда-то отошел”, “на переговорах” и т.п. В такой ситуации лучше всего спросить у его секретаря, когда с ним можно будет связаться. Если Вы оставляете для него сообщение, в нем обязательно должно быть указано, когда с Вами можно будет связаться. Если с Вами невозможно будет связаться, лучше об этом сразу сообщить.

• Напоминания.

Выражайтесь короче - так Вы сэкономите свое время, которое могли бы потратить на написание длинной фразы, и время на чтение тех, кому предназначается сообщение. Таким образом Вы также повысите вероятность того, что Ваше сообщение будет прочитано. Никогда не пишите записки-напоминания для одного человека, в этом случае лучше использовать телефон.

• Работа с письменными запросами.

Если позволяет форма, отвечайте по возможности прямо на том же документе. Можете писать на полях или при необходимости сделайте копию и отправьте документ обратно. Вы ответите на запрос без особых затрат, а получатель сможет видеть вопрос и ответ на одном листе, что существенно упрощает управление входящей почтой. Не поддавайтесь опасности ненужного усовершенствования! Сегодня, когда существует огромное количество оргтехники, применяемых в работе, масса времени тратится на подготовку в сущности ненужных документов, когда значительно проще сделать несколько пометок на полях.

• Научитесь говорить “нет”.

Если Вы в состоянии это сделать, Вам придется сдерживать значительно меньше обещаний и реже находить компромиссы. Так Вы сможете избежать перегрузки и сконцентрируетесь на своих задачах.

• Организация входящей почты.

Необходимо с самого начала решить,

1) будет ли почта обрабатываться вами лично
2) обрабатываться кем-то другим (нужно четко определить, кем)
3) будет ли она откладываться или
4) ее будут просто выбрасывать. Если требуется именно Ваше участие, занимайтесь почтой сразу же после ее получении. Документы должны просматриваться только один раз.

• Планирование задач.

Объединяйте похожие задачи. Здесь можно провести аналогию с производством на конвейере. Каждый специализируется на небольшой детали - части задания. Таким образом, объединенными усилиями Вы достигнете более серьезных успехов по сравнению с работой каждого в отдельности. Вам придется подготовить ход такой работы только в первый раз. Менее важные задачи должны выполняться сразу и полностью. Так Вы сэкономите время, которое могли бы потратить на этапы подготовки и усовершенствования.

• Планирование встреч.

Когда Вы договариваетесь о встрече, постарайтесь запланировать и время ее окончания. Только так Вы сможете приходить вовремя на все встречи. Просто просмотрите свой план на день и выделите время, свободное для встречи. Тогда Вам не придется заставлять партнера ждать.

• Используйте время, которое Вы проводите в дороге.

Если Вы едете на машине, вместо нервирующих сводок о пробках Вы можете слушать обучающую кассету. От разговоров по телефону за рулем лучше воздержаться, т.к. в этом случае повышается вероятность несчастного случая.

Если же Вы пользуетесь другими видами транспорта или машину ведете не Вы, всегда есть возможность рационально провести время. Нужно только иметь при себе необходимые для этого вещи. Например, блокнот, документы, мобильный телефон, книги или ноутбук.

• Отель.

Если это возможно, лучше выписываться из отеля не утром, а вечером накануне отъезда. Тогда Вам не придется стоять в длинной очереди утром.

• Найдите свою оптимальную скорость.

Вы выиграете массу времени, если Вам не придется заканчивать в спешке задачу, на которую Вы хотели бы потратить больше времени, или тянуть с работой, которую в общем-то закончили. Представьте себе марафонца. Легко понять, что если в начале он будет бежать быстро, то затем его скорость снизится, а к финишу он покажет совсем плохие результаты. Секрет прост: нужно просто распределять свои ресурсы!